Do tej pory na rynku istnieją cztery rodzaje kas fiskalnych: kasy z papierowym oraz z elektronicznym zapisem kopii, kasy on-line i kasy wirtualne, jednak pierwszych dwóch typów już nie możesz kupić. Jeśli więc od niedawna zostałeś objęty obowiązkiem ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, będziesz wybierał między kasą on-line a kasą wirtualną. Wyjaśniamy, czym się różnią.
Kasa on-line
Kasa on-line to niewielkie urządzenie elektryczne, które umożliwia przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki, a także ciągłą komunikację z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). CRK gromadzi wszystkie paragony fiskalne, raporty dobowe, informacje o przeglądach okresowych i inne zdarzenia o kasie, dlatego nie musisz już drukować dobowych raportów fiskalnych. Klienci otrzymują za to paragony w formie papierowej i elektronicznej.
Niektóre przedsiębiorstwa mają obowiązek korzystania z kas on-line. Są to firmy:
- zajmujące się naprawą pojazdów silnikowych i motorowerów (również wulkanizacją),
- sprzedające paliwo do silników spalinowych oraz paliwa stałe do celów opałowych (węgiel, brykiet, koks itp.),
- świadczące usługi z branży beauty (fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne), budowlane, w zakresie opieki medycznej i prawnicze,
- świadczące stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem oraz krótkotrwałym zakwaterowaniem,
- prowadzące obiekty do poprawy kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).
Po zakupie kasy on-line otrzymasz od producenta książkę serwisową kasy fiskalnej, a przed rozpoczęciem pracy z kasą musisz przeprowadzić jej fiskalizację (robi to upoważniony serwisant) i uzyskać numer ewidencyjny. W wyliczeniach pomóc Ci może biuro rachunkowe Wrocław.
Co ważne, przedsiębiorcy, którzy muszą ewidencjonować sprzedaż na kasach on-line, mają również obowiązek zakupu terminala płatniczego według protokołu FROB (wchodzi on w życie 1 stycznia 2025). Do tego czasu należy zaopatrzyć firmę w terminal z możliwością połączenia z kasą on-line (czyli z protokołem ECR-EFT). Za brak wywiązania się z tego obowiązku będzie grozić kara w wysokości 5 tys. zł.
Kasa wirtualna
Kasy wirtualne, czyli oprogramowanie umożliwiające ewidencjonowanie sprzedaży na urządzeniu elektrycznym (komputerze, tablecie czy smartfonie), można tworzyć od 1 czerwca 2020. Ważne, aby urządzenie z zainstalowanym programem miało możliwość podłączenia do drukarki i wydruku paragonów opatrzonych unikalnym identyfikatorem. Koszt dostępu do kasy wirtualnej zazwyczaj ma charakter abonamentu, który płacisz właścicielowi oprogramowania.
Podobnie jak kasa on-line, kasa wirtualna przesyła dane do CRK, jednak nie otrzymujesz od producenta książki serwisowej kasy fiskalnej, a samo urządzenie obsługujące program i drukarkę musisz nabyć we własnym zakresie. Przed zakupem kasy wirtualnej upewnij się, że ma ona certyfikat Głównego Urzędu Miar (GUM).
Nie wszystkie firmy mogą korzystać z kas wirtualnych. Strona biznes.gov.pl podaje, że taką możliwość mają przedsiębiorstwa świadczące różne usługi przewozowe i transportowe, gastronomiczne (również katering), związane z zakwaterowaniem czy myciem samochodów (m.in. w myjniach samoobsługowych) oraz sprzedające paliwa stałe na opał.
Źródła:
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00243. [dostęp online: 24.04.2023].
