• Zasada 1 – wysłuchaj i upewnij się, czego dokładnie chce pracownik, zanim odmówisz

Do końca tygodnia musisz zrealizować bardzo ważny projekt, od którego zależy przyszłość Twojej firmy lub kariery – każdy z członków zespołu musi dać z siebie 100%, żeby się udało. Odczuwasz silny stres i wtedy przychodzi do Ciebie Jacek (użyczam własnego imienia, żeby nikt nie poczuł się urażony) prosząc o dzień urlopu. Co czujesz? Jak reagujesz?

Z pewnością masz swój indywidualny styl mieszczący się gdzieś na osi pomiędzy długą i empatyczną rozmową o sprawach prywatnych pracownika a krótkim „nie”. Moje osobiste doświadczenia pokazują, że szefowie, w sytuacji kiedy zagrożone są ich osobiste interesy, bardzo często złoszczą się na pracownika, przychodzącego z trudną do zaakceptowania prośbą. Będąc w roli szefa czułem po­dobnie. Jaka reakcja byłaby idealna?

Nie ma. Bardzo opłacalne jest, żeby pomimo irytacji zadać pracownikowi kilka pytań, które pozwolą lepiej zrozumieć interesy, stojące za jego prośbą. Co się stało? Dlaczego Ci na tym zależy? Zapamię­taj bardzo ważny fakt: wysłuchanie pracownika nie oznacza akceptacji tego, co mówi ani tym bardziej jego prośby.

  • Zasada 2 – powiedz po prostu „NIE”

Jeżeli to, jak pracownik uzasadnił prośbę nie zmieni Twojej decyzji – po prostu odmów w prosty i bezpośredni sposób – „moja odpowiedź brzmi nie, nie udzielę Ci urlopu w tym terminie”. Kuszące może być formułowanie odmowy jako niezależnej od Ciebie („Zasady panujące w naszej firmie nie po­zwalają na…”, „Zarząd nie akceptuje urlopów w czasie wysokiego sezonu”) albo niejednoznacznej („Uważam, że nie powinieneś brać teraz urlopu”, „Masz prawo do urlopu, ale nie chcę, żebyś go teraz brał”).

Dzieje się tak, kiedy próbujesz uniknąć konfliktu, co może być Twoim naturalnym odruchem w sytua­cji stresowej, jednak dajesz wówczas przykład unikania odpowiedzialności i manipulacji, z którego pracownik będzie miał potem prawo korzystać.

Pamiętaj: jednoznaczna decyzja, która nie pozostawia wątpliwości, daje pracownikowi poczucie bez­pieczeństwa w odniesieniu do współpracy z Tobą. Warto nauczyć się tak jasnego wypowiadania własnych decyzji.

  • Zasada 3 – podaj prawdziwe powody odmowy

Nawet jeśli Twoje relacje z pracownikiem są mocno służbowe, warto podać realne powody, które stoją za odmową. Jeżeli boisz się, że projekt bez obecności pracownika się nie powiedzie – powiedz, że się boisz. Jeśli w tej chwili pomyślałeś, że to poroniony pomysł, tym bardziej polecam Ci podjęcie próby i ujawnienie swoich obaw. Zapewniam Cię, że niezależnie od reakcji Twojego podopiecznego, nie stracisz ani grama autorytetu w jego oczach.

  • Zasada 4 – podtrzymaj decyzję o odmowie

Jeżeli jesteś szefem, który – tak jak ja – lubi pracować z ludźmi o silnej osobowości, to prawdopodobieństwo, że odmowa spotka się z pełnym zrozumieniem i akceptacją bez żadnych dyskusji jest znikome. Kiedy pracownik oponuje i mnoży kolejne argumenty próbując wpłynąć na zmianę Twojej decyzji, pozostaje Ci powtarzać jak zdarta płyta swoją odmowę: „Znasz już moją decyzję, moja odpowiedź brzmi nie, nie udzielę Ci urlopu w tym terminie, nie zmienię zdania”.

  • Zasada 5 – zaoferuj pomoc

Zaraz zaraz! Odmawiam ważnej prośbie pracownika, czym wprowadzam go w zły nastrój i jednocze­śnie proponuję pomoc? Czy tutaj nie ma pomyłki?

Zdaję sobie sprawę, że atmosferę rozmowy, w trakcie której odmawiasz spełnienia prośby pracow­nika, można odbierać jako nieprzyjemną. Proponowanie wsparcia w takim momencie może wydawać Ci się nienaturalne. Jest w tym jednak żelazna logika i jako właściciel marki Logika Biznesu spieszę Ci ją pokazać.

Oferując pomoc uznajesz, że potrzeby pracownika są ważne i nie tracą znaczenia w obliczu ważnych interesów firmy i Twoich, jednak nie można ich zaspokoić w taki sposób, w jaki oczekuje pracownik. Mimo twardej odmowy, do której masz prawo, uznajesz również prawo swojego podopiecznego do zaspokajania własnych potrzeb.

W naszym przykładzie mogłoby się okazać, że urlop jest potrzebny z powodu terminowej wizyty u lekarza specjalisty a rozwiązaniem wykupienie płatnej wizyty w innym terminie. I chociaż doskonale wiem, że życie nie jest tak proste, to samo poszukiwanie sposobu pomocy pracownikowi jest dla niego jasnym sygnałem, że nie jest tylko trybem w maszynie.